Como priorizar as tarefas de modo fácil no dia a dia corrido

Muita gente vem me perguntando como priorizar as tarefas do dia a dia. Para criar bons hábitos precisamos organizar as tarefas: o que será feito em primeiro lugar, em segundo… o que irá drenar a nossa energia e ficará por último? Quais coisas devo fazer primeiro? As mais importantes ou as mais urgentes? Ou as que são importantes e urgentes?

Como você prioriza as suas tarefas, atividades, responsabilidades,  obrigações… seus dias?

O que dificulta a decisão de priorizar é que temos uma enxurrada de informações vindo de diversos dispositivos e meios de comunicação: SMS, e-mail, websites, facebook, WhatsApp, televisão e até o carteiro chegam a nós trazendo algo para resolver, cada um implorando pela sua vez, com sua própria tensão e urgência.

Então direciona toda a tua atenção para todo mundo e para todas as falsas emergências do mundo, para todas as necessidades do mundo, para todas as mensagens, textos e prazos e, de repente, o seu dia se foi e você não fez nada por si próprio. A linha do progresso diário não andou, você tem aquele sentimento de que foi mais um dia perdido, e que não volta, pois nem Bill Gates tem o poder de comprar os dias que passaram. Faz sentido, certo?

Uma pequena e rápida divagação a respeito do valor do tempo. Os mais ricos possuem jatos e helicópteros para se locomover com velocidade, segurança e privacidade. Só por que são ricos? Não, por que eles sabem o preço do tempo e que é a única coisa que eles não podem comprar: tempo. Se você tem dinheiro, pode se locomover da maneira mais rápida para onde quiser e assim aproveitar o momento. Outra coisa que os ricos fazem melhor do que ninguém: aproveitam melhor o agora, o momento presente. Por que sabem que o que passou, passou, e o futuro, nem eles conseguem modelar. 

Eu espero sinceramente que você não está nesse círculo vicioso de ficar trabalhado para as emergências dos outros e não para as suas atividades, mas se for o caso, fica tranquilo, tem conserto.

Então, como você tem priorizado as tuas atividades diárias?

Você sente como se a estivesse seguindo sempre a agenda de outras pessoas? Ou você começa o dia pelas tarefas que você identificou como importantes para você mesmo?

Quando você acorda, o que você faz primeiro? Responde os e-mails, SMS e WhatsApp? Acorda com uma chamada telefônica escalando um problema que só você pode resolver? Ou prioriza um tempo particular para meditação, estudos em assuntos que você quer se desenvolver, exercícios físicos e somente então, depois de todas as tuas necessidades estarem concluídas, começa a olhar no que as outras pessoas precisam de você? Não dá tempo. Essa é a desculpa mais comum. Eu mesmo passei a acordar 1,5 horas mais cedo para dar tempo de fazer tudo isso e mais um pouco. Hoje eu durmo menos do que antes, acordo mais cedo e vivo melhor. Como? Dá uma lida aqui: Biohacking.

1. Pare de priorizar as coisas fáceis

Enquanto um monte de gente acha que resolver as tarefas fáceis da lista de coisas a fazer vai tornar o dia mais dinâmico, essa prática vai na verdade, evitar que as coisas que mais importam sejam concluídas. Se o seu dia está atrolhado de trabalhos, tome nota: só porque há algo fácil para fazer não significa que ele deve ser feito primeiro. As atividades do seu dia devem adicionar prazer e felicidade à sua vida. Pergunte a si mesmo: “Quais são as três coisas que precisam ser feitas hoje, que vão me alavancar em direção aos meus sonhos?” Pare de priorizar as coisas fáceis, comece priorizando o teu progresso pessoal. Ao conseguir seguir de modo firme esta regra em todos os próximos dias, você começa a ganhar mais confiança, força e significado.

Algumas pessoas pensam assim: se eu fizer um monte de coisas fáceis, vou ter o sentimento de que estarei produzindo muito e rápido, então me sentirei melhor. Só que não. A realidade é que isso torna essas pessoas  menos propensas a fazer as coisas que realmente importam. Viram executores operacionais. 

Como você encontra essas atividades? Elas estão fora das três grandes prioridades do dia. Elas não contribuem para a sua vitalidade, para as contribuições que você quer fazer para o mundo, para você fazer as atividades e tarefas que você realmente gosta.

E de quem é a responsabilidade? De quem gerou a tarefa? Dos seus pais? Do governo? Não.

Imagine que agora você tem o poder de montar o seu dia. Você pode escolher o que fazer com ele e em qual momento. Isso se chama tomar as rédeas da tua vida. Talvez você precise olhar para fazer as coisas que gosta de praticar, para a sua saúde, para coisas que trazem energia, para o teu crescimento real de uma forma mais significativa.

Se você sente que está sempre ocupado, e não está praticando o trabalho da sua vida, você provavelmente prioriza as coisas de forma incorreta. O que você precisa é se fazer algumas perguntas:

  • Que coisas que eu faço e me movem para meus sonhos hoje?
  • Quais são as três coisas que devem acontecer hoje que eu sentirei que estou crescendo?

Comece priorizando o progresso, as coisas que realmente importam. Isso vai te dar mais confiança, energia, e espaço para se sentir como é fazer o que você nasceu para fazer.

2. Pare de priorizar falsas emergências

Pior do que priorizar as coisas fáceis, é priorizar as emergências DOS OUTROS. Priorize o que vai alavancar a tua vida pessoal e profissional dizendo não para todo o resto. Você não deve nada a ninguém exceto a tua própria saúde e as principais contribuições que você quer doar para o mundo. Qualquer outra coisa é uma distração súbita. Ao se concentrar no que é importante para você e ter certeza que você vai conseguir isso, significa viver a tua verdade e servir o teu bem maior, a tua missão.

Só porque alguém envia uma mensagem para você agora, não significa que você precisa responder a essa pessoa, agora. A menos que seja o seu trabalho responder de volta em até X horas.

Nós temos a falsa crença de que devemos responder à mensagens ou ligações em seguida após recebê-las.

Você não pode priorizar as emergências das outras pessoas e aqui está como você faz para começar a dizer não: “Muito obrigado pelo seu pedido. Realmente aprecio o seu contato. No entanto, enquanto eu reconheço que isso é realmente importante para você hoje, a realidade é que eu já tenho outras coisas planejadas e priorizadas hà x dias. No momento, estou totalmente focado na execução de outros projetos,eEntão, me desculpe se eu não consigo encaixar em meu cronograma a sua necessidade. Ficarei feliz em colocá-lo em uma fila de pendências, mas por favor, perceba que é provável que eu demore para te responder”. Claro, isso tudo dependendo do contexto em que você se encontrar em relação à solicitação, certo?

Algumas pessoas tem dificuldade em dizer não e podem pensar: “e agora, o que vão pensar de mim?” ou “isso seria muito difícil de dizer”… bom, dizer não é realmente desconfortável, você pode sentir que não está sendo útil para as outras pessoas, e você pode continuar priorizando a vida dos outros em vez de viver a sua. Por outro lado, é bom que as outras pessoas conheçam a sua realidade e também entendam que você trabalha com planejamento e as coisas funcionam bem desta maneira.

EMERGÊNCIAS

As emergências, também chamadas de apagamento de incêndio são em 97% das vezes, causadas por alguém que priorizou mal a atividade, ou encaixou outras emergências no meio, com um efeito em rede. Quando você trabalha com prazos e planejamento, emergências deixam de existir. Exceto acidentes. Acidentes não são emergências.

3. Comece o dia priorizando a liberdade

Temos potencial para experimentar mais liberdade emocional, física, social, financeira e temporal em todos os dias. Quer se trate de uma meditação de 20 minutos que faz você se sentir vivo e reconectado, ou uma prática de saúde para o cultivo de mais energia, ou divisões de tempo no seu dia para desenvolver a tua próxima contribuição para a humanidade, você tem a capacidade de fazer o seu dia se tornar mágico. Faça disso uma prioridade para priorizar a liberdade e a tua criatividade e alegria vão se expandir.

Comece priorizando a sua capacidade de ganhar mais:

  • Liberdade emocional
  • Liberdade física
  • Liberdade social
  • Liberdade financeira
  • Liberdade de tempo

Você tem tempo para pensar sobre tua estratégia de vida? Qual tua visão para vida?

Tomando estas três decisões básicas de priorização, transforma você no arquiteto do teu dia e te coloca de volta no controle da tua vida. Faça isso e você vai começar a sentir o dia fluindo de forma mágica e enérgica!

PS: É normal falhar alguns dias até que se torne um hábito…

Quer transformar tua vida?
Receba as próximas atualizações direto teu e-mail, e participe gratuitamente de sorteios semanais de livros. ?? LIVRE DE SPAM.

Comentarios

About The Author

Empreendedor em série, graduado em Administração de Empresas, cursou Técnico em Processamento de Dados na UFRGS e Engenharia Elétrica na PUCRS. Atua no mercado de Datacenter/Cloud desde 1998. Fundou a WeBrasil, HostNet e Cyberweb, atualmente controladora da KingHost - provedor de hospedagem de sites com 60 mil clientes. Em 2012, criou a Giga Internet, provedor de internet wireless que atende 15 cidades no Rio Grande do Sul. Em 2016, começou o projeto Riqueza Sem Limites, com visão de exportar inspiração e conhecimento de alto nível para além das fronteiras Brasileiras. Atualmente dedica 50% do tempo para estudar assuntos ligados à neurociência, psicologia comportamental e biohacking.

rsl2016mmi